事務所移転時に注意すべきこと
2023.09.25
こんにちは。大阪の後川ファミリー運送の後川です。今回は、事務所移転などの時に出てくる機密書類の廃棄方法についてお話したいと思います。
事務所移転をする際、多くの場合は不要なものを処分する機会が多いと思います。特に古い資料、過去の企画書などの書類は、この機会にまとめて処分するというケースは少なくありません。
しかし、その書類の中には機密書類（秘密事項を含む）が含まれている場合があるので、安易に処分するのは危険です。
事務所移転時の機密書類の廃棄方法とは
機密書類とは、秘匿しておく必要がある情報が記載された書類をいい、具体的には社内（オフィス内）の秘密情報や取引先から入手した秘密情報、個人情報などが該当します。これらの情報が記載された書類の廃棄が不十分であると、情報漏洩が発生する可能性があります。情報漏洩をしてしまうと対外的な信頼を失うだけでなく、損害賠償によって企業の存続ができなくなるケースも考えられます。機密書類を確実に廃棄しないと情報漏洩のリスクが発生するということを認識しておいてください。
機密書類の廃棄方法は？
機密書類を廃棄するには、主に以下のような2つの方法があります。
（1）シュレッダーで裁断する
一般的に良く使われているのが、シュレッダーでの裁断です。手軽で、社内で行うことが可能なのでコストが発生しないというメリットがあります。デメリットとしては、処理効率が悪く、大量の書類を処分するとなると手間と時間を要するということでしょうか。。長時間の作業によって業務に支障が出てくるケースもあり、ゴミが多く出るのも面倒な点となります。
（2）溶解処理で処分する
溶解処理とは、機密書類を専門の窯に入れて粉砕しながら溶かす処理のことです。メリットは社員に無駄な時間工数をかけないため、通常業務に支障をきたさないことでしょう。又、確実に機密書類を廃棄できることが大きいと思います。デメリットとしては、専門業者に依頼する為、コストが掛かることや本当に信頼できる業者を選定する必要があることでしょうか。。
信頼できる業者かどうかを見分けるポイントとして、参考にして欲しいのは、PマークやISOといった情報セキュリティの認定を受けている業者かどうかだと思います。又、溶解処理の過程をしっかりと開示しているかも確認してください。
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